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档案借阅、保管、鉴定、保密、库房管理、整理、归档、晒图管理规

发布日期:2019-08-06 03:34   来源:未知   阅读:

  档案借阅、保管、鉴定、保密、库房管理、整理、归档、晒图管理规定_制度/规范_工作范文_实用文档。档案借阅管理规定 一、档案借阅通用规定 1、集团各级组织及工作人员查阅、借阅本单位档案,必须持介绍 信履行登记手续。借阅重要档案需经有关部门和领导批准,不按规定 手续办理,不予借阅。 2、借阅各类档案

  档案借阅管理规定 一、档案借阅通用规定 1、集团各级组织及工作人员查阅、借阅本单位档案,必须持介绍 信履行登记手续。借阅重要档案需经有关部门和领导批准,不按规定 手续办理,不予借阅。 2、借阅各类档案一律履行领导印章备案制度。 3、集团外部人员查阅档案必须携带本单位介绍信,信中必须写查 阅档案具体内容,办理审批手续后,方能接待。在查阅过程中,不经 许可,不准照抄、照画、拍照和复印,违者进行处罚。 4、档案馆保管的各类档案,原则不外借。特殊情况外借时,每卷 档案(含照片档案、实物档案)需交档案保证金 20 元。归档后清退保 证金。到期不归还,每拖延一天扣除保证金 10%。损坏、丢失档案, 依据《档案法》视重要程度进行处罚和追究责任。所借档案不准转借 他人,如发现限期追回,追回前停止借阅。 5、档案工作人员严禁私自查看、借阅超出本人工作范围的各类档 案,违者严肃处理。 6、借阅档案要及时填写信息反馈单,以便档案部门了解档案利用 效果。 二、科技档案借阅规定 1、 本集团科技人员,因工作需要查阅、借阅档案,需持科技档 案借阅申请单,注明档案名称、设计项目,方可查阅、借阅一般(非 1 密级)科技档案。 2、 借阅档案时间不得超过一个月。因工作需要延期,需携档办 理借阅手续,但续借次数不得超过三次,否则停止借阅,并按通用规 定执行。 3、 凡借阅集团总平面图、机密、绝密档案,需经集团总工程师 批准方能借阅,但不能带出档案阅览室。竣工档案不外借,只限档案 阅览室查阅。特殊情况需经档案馆领导批准。 4、 未存底图的蓝图和文字资料一律不外借, 只限档案馆内阅览。 5、 外单位人员借阅我集团科技档案或索取图纸,需持单位介绍 信,经集团总工程师和档案馆领导批准方可办理,并收取科技咨询费。 6、 本集团设计人员给外单位设计,需借阅档案时,仍按科技咨 询收取咨询费。 7、 借阅者对借阅的档案,必须当面点清,填写好借阅卡片,在 利用过程中要妥善保管,精心爱护,不准在档案上面涂改、打标记、 损坏和丢失档案,否则根据档案重要程度进行处罚和赔偿。归还时按 顺序排好,当面验收,办理注销手续。 三、底图档案利用规定 1、底图档案一律不外借。特殊情况需经集团总工程师批准。 2、利用底图时必须填写“晒图申请单” ,图名、图号填写准确, 经利用单位主管领导签字盖章后,由底图室负责办理复制。 3、底图修改只许在档案馆内,否则不予提供。 4、凡复制图纸超出本车间范围内的,需经图纸所在二级单位机动 2 科、总工程师批准后,底图室方可办理。 5、凡复制集团总平面图、机密、绝密档案,须经集团总工程师批 准,底图室方可受理。 四、文书档案借阅规定 1、查阅文书档案需持本单位介绍信。凡查阅党委会记录、常委会 记录、二级党委会记录者需经同级党委批准(领导印章、公章) 。党政 工团及业务部门查阅本业务范围档案由部门领导批准。 2、查阅秘密级以上的档案,查阅者必须是中共党员两人。 3、外单位人员查档用于编史修志或作为凭证的,需持介绍信,经 主管部门领导和档案馆领导批准后,方可查阅。需摘抄或复印的按规 定收费。 4、文书档案一般不外借。特殊情况需借出的,借期不得超过 15 天,违者按借阅通用规定执行,视档案数量收取保证金 20——200 元。 5、凡查阅、借阅的档案要妥善保管,不准拆卷、涂改、打标记、 撕页、拍照复印、损坏和丢失。发现以上问题时,根据档案重要程度, 按《档案法》规定进行处罚和追究责任。 6、凡借阅营业执照及复印集团公司重要文件材料,需集团公司办 公室领导批准。 7、集团公司各单位及部门需要借阅房屋所有权证的,需经资产管 理部审批,房产管理科备案后方可借阅。 8、借阅公司组织机构代码证时,必须开具单位介绍信,交付押金 100 元,还证时返还押金。代码证借出后,必须在三日内归还档案室。 3 否则每延误一天,扣押金 10 元。如有特殊原因需延期使用时,必须持 证、单位介绍信,重新到档案室办理续借手续。 五、声像、实物档案借阅规定 1、声像档案包括照片、底片、影片、录音带计算机软盘。 2、凡借阅声像档案需持单位介绍信,方可借阅。 3、底片不借用。如重要活动需复制,由利用者提出申请,持介绍 信,单位领导签字,写明规格、数量,由档案部门负责扩印(利用单 位支付费用) 。 4、正片、实物档案特殊情况下可借用。借用时间不超过一个月, 视重要程度收取保证金 20——200 元。 5、凡借用声像、实物档案者必须保证其存放环境条件,如有损坏 或丢失,按档案通用规定执行。 6、外单位需要借用、利用本集团声像、实物档案,需经集团公司 办公室和集团公司档案馆负责人批准,方可借阅,视重要程度收取费 用。 六、会计档案借阅规定 1、本集团人员查阅会计档案,需持单位介绍信,注明查档内容, 经本单位财务部门领导签字盖章,方可查阅。 2、外单位查阅我集团会计档案,需持介绍信,注明查档内容,经 集团总会计师、财务处主管领导和集团下属各单位会计部门领导同意 盖章,并由财务人员随同,方可查阅。需摘抄或复印按规定收费。 3、会计档案一律不外借。特殊情况需集团总会计师、财务处主管 4 领导和档案馆领导批准后,方可借阅。借阅时间不得超过一周,违者 按通用规定执行。 4、凡办理退休需查阅工资单的,必须持本单位介绍信,统筹单位 需加盖人力资源部负责办理退休人员的印章,其他单位需加盖本单位 人事科长印章,方可查阅。 4、凡借阅、查阅的档案,要妥善保管,不准拆卷、撕页、涂改、 打标记、拍照、复印、损坏和丢失。发现以上问题时,视档案重要程 度,按《档案法》规定处罚和追究责任。 七、人事档案借阅规定 1、凡查阅人事档案必须持单位介绍信,盖有支部书记和二级党委 印章,同时携带本人工作证,方可查阅。在职处级以上干部档案,由 集团公司党委工作部负责查阅,特殊情况(指业务部门因工作需要查 阅档案)需经党委工作部签字盖章后方可查阅。查阅在职科级干部档 案,要有二级单位党委(总支)书记盖章。 2、人事档案原则不外借。因工作需要,集团公司党委工作部、人 力资源部、纪委、保卫部、集团办信访科可借阅档案,其他部门严格 执行档案一律不外借制度。借阅档案不得超过一个月,违者按借阅通 用规定执行,并视案卷数量收取保证金 20——200 元。 3、凡因工作需要,大批将档案上报审批有关事项,必须要有干部 管理部门专干人员和兼职档案员前往监护。 4、 查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定, 任何人不得查用、 借用本人、X 家属和亲朋好友档案,严禁涂改、打标记、撤换档案内 5 容、损坏和丢失,违者按借阅档案通用规定执行。 5、集团外部人员不允许查阅本集团职工档案。需要查阅需经有关 部门批准,由被查单位有关人员陪同查阅。 6 企业档案保管规定 1、接收档案时,必须按规定认真检查验收,办理交接手续,归档 后应及时整理组成保管单位,编号、登记保管。 2、存放各类档案必须有专门库房专用柜架。档案与资料必须分开 保管,档案排架要保持档案有机联系与系统性,排列整齐,排架一律 采取“从上到下,从左到右”的方法进行。档案存放位置,要标有示 意图,便于查找,便于利用。底图一律平放入柜保管。对 O 号版大底 图可卷放保管。 3、为维护档案的完整与安全,必须对档案的保管情况定期进行检 查,各部门应采取适当措施有效地避免或减少档案的损毁,发现损毁 及时修补,延长档案的自然寿命。 4、凡是撤消、合并、分开、成立临时机构时档案应做到: (1) 、撤消单位原有档案应整理好交档案馆保管。 (2) 、合并部门原有档案材料应合并一起保管。 (3 ) 、如一个部门分为几个部门时,档案材料需整理好交档案馆 保管。 (4 ) 、各临时机构在工作结束后,将档案材料整理好交档案馆保 管。 (5 ) 、移交时应编制档案材料移交清单,一式两份,经验收后, 由交接双方签字盖章。 5、 声像档案如胶片、 胶卷、 磁带、录音带等一律存放在密封盒内。 7 6、各类档案的保管期限有明确规定:人事档案永久保存。会计档 案根据需要分为永久、长期(25—50 年) 、短期保存。文书档案也分 为永久、长期(50 年) 、短期保存。科技档案永久保存。 8 企业档案鉴定规定 1、企业档案的鉴定工作,要根据企业档案保管期限表进行。 2、档案鉴定工作采用直接鉴定法,即对每个保管单位内的图纸、 文件材料逐卷逐件地进行分析和审查,个人鉴定、集体审鉴,最后批 准。 3、销毁和善后工作 (1 ) 、对未了结的债权债务原始凭证,在鉴定销毁时,由财务会 计部门审查,抽出另行立卷,档案部门保管到结清债权债务为止。基 本建设会计档案,在建设期内不得销毁,待工程竣工 15 年后,确认无 保存价值再销毁。 (2 ) 、鉴定后的文书档案根据实际需要,在保管过程中进行二次 鉴定,适当提级或降级。 (3 ) 、鉴定作废的科技档案,需在单独保管三年后,确无利用价 值再进行销毁(销毁底图,保存兰图) 。 (4 ) 、销毁和善后工作,应履行严格的手续,填写销毁清册,要 经各有关职能部门和领导人签字批准。 (5) 、编制档案鉴定报告,说明鉴定的目的和要求、范围、数量、 做法、经验等。销毁清册一式两份,一份送领导批准后,归档备查, 一份送主管机关备案。 (6 ) 、销毁档案由集团公司档案馆执行,由集团公司保密委员会 或集团公司保卫部门派人监销。 9 企业档案保密规定 1、 集团公司档案馆执行集团公司保密委员会有关保密工作规章制 度,准确地划分密级,按密级专柜专放,专人保管,保证档案的机密 安全,任何人不准违反。 2、保密范围 (1 ) 、库存企业档案中,凡涉及国家的安全与利益,集团的总体 布局、综合能力、远景规划和反映工业经济、技术实力的技术资料, 不准公开的技术资料、图纸及党委常委会议记录、经理会议记录、董 事会议记录、监事会议记录、个人案卷等。 (2 ) 、根据国家统一规定,密级分为绝密、机密、秘密三级,具 体划分如下: A、绝密级 在生产建设和科学研究等方面涉及国家安全,我国特有,一旦泄 密会使国家遭受严重危害和重大损失的科技保密项目。 B、机密级 在生产建设和科学技术研究等方面超过国际水平,一旦泄密会遭 受较大损失的保密项目; 本集团的总体布局、综合能力、远景规划和反映我集团工业经济、 技术实力的重要设计文件材料; 在重要的基本建设项目和工程设计中,反映我国机密科技成果的 图纸及技术资料; 党委会、经理会、董事会、监事会议记录。 10 C 、秘密级 含有我集团生产建设上的技术诀窍和独有的先进设备、仪器的图 纸资料及个人案卷等。 三、密级的具体确定,需经集团公司保密委员会讨论确定;划为 绝密的项目,由集团报上级机关审批,保密范围和密级,应根据情况 的变化,随时进行调整或解除。 四、保密文件材料的保管和使用 1、存放保密文件材料的地方必须保证安全,并具有严密的防范措 施。 2、保密文件材料,严禁放在室内,下班后立即返库。 3、保密文件材料的销毁,必须进行登记,由集团公司保密委员会 批准,实行监销。 4、保密文件材料的印发应本着“少发严管”的原则,严格控制。 五、企业保密文件材料借阅规定: 1、外单位来我集团借阅或索取保密文件材料时,必须经上级主管 领导或保密委员会批准。 2、本单位职工严禁私自向外单位提供图纸和文件材料。 3、不得把绝密、机密、秘密级的技术资料携带回家或带到公共场 所翻阅或谈论。 4、凡工作调动的人员,必须将借用的一切图纸及文件材料交清, 严禁个人带走。 5、如有档案丢失或发生其它失密案件应立即报告。 11 6、档案管理人员必须严格遵守企业、国家各项保密法规,违者严 肃处理。 7、执行《中华人民共和国档案法》第二十四条、二十五条,违者 追究刑事责任。 12 档案整理规定 1、凡需归档的产品、科研、基建、文书、会计、人事档案(指新 调和新入厂职工) ,档案均接收原卷,档案馆不负责组卷和装订(平日 零散材料除外) 。 2、档案馆对接收的档案要及时审查验收,对不符质量要求的档案 返工整理,确保案卷质量。 3、归档后的档案,档案部门要按《大化集团档案分类实施细则》 进行分类上架工作,编写档案号、总目录、分类目录、案卷目录等。 4、人事档案中,工人、干部档案均按十类进行整理,分别管理, 按《职工登记表》 《干部履历表》进行上帐排架工作。 5、会计档案管理 (1) 、会计档案的整理分类 A 会计凭证整理。原始票据按封面大小折叠整齐,记帐凭证按月 组成一卷或多卷。每卷厚度 3 公分左右。凭证一律左侧装订,不得订 角。凭证封面卷背必须加盖规格统一的橡皮章。 B 会计帐簿管理。现金日记帐、银行存款日记帐、总帐精装本不 另行装订。活页帐取出空白页,重新装订编页号,以字编页,一本帐 为一卷,每卷厚度 200 页左右。 “帐簿封面签” 、 “帐簿使用登记表”必 须使用碳素墨水或蓝黑墨水填写,分别写在卷皮的中间位置以及每本 帐首页。 C 会计报表整理。会计报表按年度装订,会计报表整理装订与文 书立卷一致。 13 D 工资表整理。工资表按单位装订成册,根据数量按半年、一年 分别装订成册,厚度 4 公分左右。退休职工工资表,要求各财会部门 集中装订成册。卷内按单位排列。工资表封面、卷背必须加盖规格统 一的橡皮章。 E 其它按名称、组织机构整理组卷。 F 分类方法详见《大化集团档案分类实施细则》 。 (2) 、会计档案的排列编目 A 会计报表、工资单按年度结合组织机构排列。 B 会计帐簿按年度结合重要程度,先现金日记帐、银行存款日记 帐、后总帐、明细帐排列。 C 会计凭证按年度结合名称,即现金凭证、银行凭证、转帐凭证 集中排列,收、付、转订在一起的,按时间顺序排列。 D 其它类按重要程度排列。 E 案卷经过排列编号后,按分类类目,以卷为单位登记到案卷目 录上。 F 案卷目录填写,必须采用碳素墨水或蓝黑墨水,字迹工整清晰。 6、文书档案的整理,采用按年度分大类的方法进行。即各年度内 分别按党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理四大类排列, 每个大类再分属类——问题排列,每个属类内先永久、后长期卷排列, 案卷按年度流水编制案卷顺序号。 7、科技档案的整理,应遵循工作程序及其自然形成规律进行分 类和编号,登记上帐,以便保管和提供利用。 14 8、对平日收集的零散材料,凡和原卷有联系的,档案部门负责整 理、拆卷、装订。 9、各门类档案整理时,文件材料要去掉金属物。对破损的文件材 料按裱糊技术托裱,字迹已扩散的应复制,并与原件一起立卷。 10、文书档案文件材料应按顺序排列,依次编写页号和件号。装 订的案卷应统一在有文字的每页材料的正面右上角,背面在左上角填 写页号。 11、凡入库底图由设计部门编号、折边,图面整洁符合国家标准, 各级审核齐全后,按顺序排列整齐方可入库。 12、底图归档后,档案部门要系统整理,登记上帐,按照小号在 下,大好在上的顺序排列,发现破损要及时采取措施。 13、企业档案各种文件材料的整理,必须字迹工整、图样清晰, 不准用铅笔、圆珠笔、红蓝铅笔、以利永久保管。 14、图样材料按 4 号幅规格折叠,竣工图按 4 号图幅规格折叠成 手风琴式组成保管单位,如有文字材料应放在图样前面。 (详见《建筑 工程技术档案组卷办法》 ) 15、 会计档案、 文书档案、 人事档案立卷时每卷的厚度应在 30—100 页范围,竣工档案每卷厚度不超过 30—40 毫米,案卷要整齐美观。 15 企业档案归档规定 1、企业档案归档范围:党群工作、行政管理、经营管理、生产技 术管理、产品、科研、基本建设、设备、会计、人事文件材料等。 2、各类档案的归档工作均执行国家档案局、人事局、财政局等部 门的有关规定。 3、凡归档的各类文件在立卷装订时,应将文件折叠整齐,去掉文 件内的金属物品(如曲别针、 大头针、 装订针等) ,用坚固的线、案卷归档时,要办理归档手续,由归档移交人填写档案移交目 录,一式两份,移交时双方核对无误后,在移交目录上签字盖章,各 保存一份备查。 5、形成档案部门,按归档要求收集、整理好,定期或不定期向档 案馆移交归档。档案员必须认真检查,验收合格后办理交接手续,一 式两份,各存一份备查。 6、各单位要把文件材料的形成、积累和归档纳入工作程序和计划 之内,列入工作人员职责范围和工作标准中加以考核。 7、凡集团内一切新建、改建、维修工程,竣工后三个月内必须将 设计文件材料、勘测原始材料以及预、决算、竣工图、工程验收文件 材料,按归档要求由基建部门系统整理归档(详见附录 B《大化集团 有限责任公司建筑工程技术档案组卷办法》 ) 。 8、凡集团各项材料科研成果鉴定、新产品鉴定、基建工程项目验 收均要有档案人员参加,对没有完整、系统、准确的档案文件材料的 项目,不算完成任务,不予验收。凡外购外来科技材料必须归档。 16 基本建设文件材料,工程竣工验收材料由分管单位负责归档。 10、各项管理、行政和党群等部门在活动中形成的文件材料要在 第二年上半年整理组卷,各部门负责人审定后,由专兼职档案员归档。 11、人事档案每季度末归档,归档材料必须保证原件,杜绝复印 件。凡新调和新入厂职工,人事部门必须在三个月内,将档案移交给 人事档案室。 12、会计档案由财务部门保存一年,期满后向档案部门移交。 13、归档的文件必须齐全完整、纸质优良、书写工整,不准用铅 笔、圆珠笔、红墨水书写。 14、档案管理人员对归档的档案质量负责,对不符合质量要求的 有权提出批评和拒绝接收。 17 晒图管理规定 1、凡按设计程序设计,符合入库条件的底图档案方可复制。 2、经领导批准上报的设计方案,长远规划等方可复制。 3、各单位自带底图(文字资料、参考图册、图样,不予复制)需 经集团总工程师、二级单位印章备案领导批准并注明用途方可复制,横财富高手, 凡属集团公司设备图纸一律入库,不得按自带底图处理,否则不予复 制。 4、凡检修、技措、更新改造、备品备件订货等用图,需经机动科 (处)或车间主任审核批准盖章后方可复制。 5、外单位需要复制图纸时,必须有完备手续。函购图、委托代购 图、委托设计图、自带底图等的复制,需经档案馆领导审查后,统一 办理手续进行复制,任何单位和个人不准代替复制。 6、 凡申请基建、 技措或大修更新工程用施工图, 按规定份数晒图。 7、申请晒图时,要坚持一图多用的原则,严格控制晒图数量。申 请晒图单位必须注明图纸用途,经档案馆核定份数后方可晒图。 8、凡申请初步设计、设计方案、上报用图经申请单位总工程师批 准,档案馆核定份数后,方可晒图。 9、晒图按先后次序安排,一般在百张内(底图)者,一周内交图。 晒新入库图,需要扣除入库(50 至 100 张底图,要在两天内完成审查、 建帐、缝边工作,每增加 50 张延续一天依次类推)整理时间。 10、晒急用图者(处理事故例外) ,要有主管领导批准,可首先安 排,但必须提前预约,底图不超过 10 张者,要提前 24 小时预约,超 18 过 10 张至 50 张者要在三天前预约,超过百张者,要在一周前预约, 如不提前预约,一律按正常时间交图。 11、晒图申请单(图号、名称、份数、用途)必须填写正确、清 楚齐全、字迹工整、审批手续完备,凡不符合要求者,一律不予复制。 12、填写晒图申请单,必须按档案类别、编号顺序排列,相同类 别写在一起依次排列,否则不予复制。 13、复制新标准压力容器,需经总工程师批准,方可复制。 14、复制图纸超出本车间范围内的,须经图纸所在二级单位机动 科、总工程师批准,档案馆方可受理。 15、任何单位和个人不准私自代替外单位和个人复制我集团科技 档案,违者按(档案法)和集团职工奖惩条例处罚。 16、委托外单位设计项目图纸的复制,必须事先到档案馆底图室 办理复制手续后,方可复制。 17、总图、绝密图纸原则上不复制,特殊情况需要复制时,需经 集团经理或总工程师批准,盖章后方可复制。 18、复制好的蓝图由晒图室负责发放。 19 档案库房管理规定 1 、档案库房的温度应控制在 14 — 24 ℃,相对湿度应控制在 45-60%。 2、各类档案库房应放置温湿度记录仪,每天定时测记温湿度变化 情况,以便相应采取措施。 3、档案柜架应与墙壁保持一定距离(一般柜背与墙间隔不少于 10 厘米,柜侧面距不少于 60 厘米)成行地垂直于有窗的墙面摆放, 便于通风降温。 4、各类档案库房均要放置防虫药物,定期检查虫霉和鼠害情况, 发现问题及时处理,并经常保持通风。 5、档案库房必须配备适合档案用的消防器材。 6、库房内严禁吸烟,严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物 品。 7、档案库房易安装火警及防盗报警装置,并有切实可行的防火、 防潮、防虫、防鼠、防尘、防盗措施,门窗要紧固,配有铁栏杆和铁 门。 8、 档案库房不宜采用自然光源, 有外窗时, 应有窗帘等遮阳措施, 档案在任何情况下,均应避免阳光直射。 9、 库房内严禁无关人员入内, 不准存放与档案无关的物品、 食品, 晾晒衣物等。 10、库房装具、档案要排放整齐,保持清洁卫生。上下班时,要 将门、窗、照明、采暖系统等检查好。节假日库房要上封条。 20